Программа обучения Оператора-логиста на удалёнке по заявкам

В начале рабочего дня, либо в его течении, Руководитель или Старший логист составляет план работ на день, в т.ч. по заявкам.

Для корректной работы нам нужно:

- город,
- адрес,
- вид работ,
- объём работ,
- номер Ответственного лица.

Эти данные можно уточнить у Руководителя или Старшего логиста.

Работа с ответственным лицом

Ответственное лицо на объекте:

- обозначает фронт работ Подрядчику;
- обеспечивает фактический ход и контроль выполнения заявки;
- отвечает за приёмку работы, выполненной Подрядчиком;
- заполняет отчётные документы.

В качестве ответственного лица может выступать директор организации, либо филиала, его заместитель, либо иное другое уполномоченное лицо.

У ответственного лица можно:

уточнить правильность оформления заявки;
обговорить имеющиеся нюансы по объекту или по работе на нём;
запросить фото/видео для определения фактического объёма работ.

Когда нам в работу поступила заявка, звоним ответственному на объекте и уточняем:

- правильность составления заявки,
- особенности работы или объекта работы,
- более удобное время проведения работ.

Примеры заявок, в которых необходимо
уточнение времени проведения работ

Вид объекта/работы

Магазин, заявка, на читку зоны дебаркадера

Нюансы для уточнения

Уточнить, в какое время ожидаются поставки

Чистка и вывоз снега с парковки

Уточнить время, когда машин на парковке меньше, обозначить час-пик.
Либо попросить ответственное лицо обеспечить минимальную загрузку парковки для качественной отработки заявки.

Чистка кровли:

тротуар плотно прилегает к зданию,
пандус для колясок и инвалидов прилегает вплотную к стенам здания.

В целях обеспечения безопасности, огородить место падения снега при проведении работ сигнальной лентой и «поставить» человека, который предотвратит нахождения посторонних в Зоне опасности
Но гораздо комфортнее и безопаснее такие работы проводить во время наименьшего скопления народа «на» или «около» объекта.

Заявка на чистку козырька, частичную чистку кровли, либо ручную уборку - нужно определить цену выполнения работ:

необходимо запросить фото или видео предмета заявки.

Просим Ответственное лицо отправить нам фото или видео, которое поможет сориентироваться в этом вопросе.

Отталкиваясь от фактического объема, и, уже по имеющимся данным и цене, предлагать Подрядчику выполнить работу или осуществлять его поиск.

Работа с подрядчиком

Основная обязанность подрядчика - качественно и в установленный срок выполнить работу с учётом поставленных задач, без нанесения ущерба заказчику.

Когда нам поступает заявка, звоним Подрядчику, с которым у нас заключён договор, начиная с того, чьи условия более выгодны.

У Подрядчика уточняем:

сможет ли он выполнить заявку в установленный срок и время;
в какое время сможет приступить к работе;
обозначаем, что нужно будет делать и озвучиваем адрес;
просим Подрядчика оповестить нас, когда он прибудет на объект.

Когда узнали у Ответственного лица все детали заявки и договорились с Подрядчиком о выполнении работ на определённое время, ориентируем Ответственное лицо по времени прибытия Подрядчика на объект.

Контроль выполнения заявки

Задачи оператора-логиста при исполнении заявки:

организовать встречу Подрядчика с Ответственным лицом;
проконтролировать удалённо выполнение заявки и выполненных объёмов;
извещать Руководителя, либо Старшего логиста о процессе выполнения заявки и возникающих вопросах;
решать спорные вопросы, возникающие в процессе выполнения, если таковые имеют место быть;
подтвердить факт принятия выполненный работы Исполнителя Заказчиком;
получить акт выполненных работ от Заказчика, согласно выполненному объёму;
оповестить Руководителя, либо Старшего логиста о выполнении заявки и отправить акт в соответствующий внутренний чат.

По прибытию, в оговоренное время, Подрядчика на объект, его нужно «состыковать» с Ответственным лицом.

Здесь могут быть несколько вариантов:

Звоним Ответственному лицу и просим выйти на встречу с Подрядчиком.
Предоставляем Подрядчику номер Ответственного лица,и он самостоятельно с ним связывается.
Подрядчик сам находит Ответственное лицо, например, если это магазин и его можно попросить позвать на кассе.

Далее Ответственное лицо показывает Подрядчику фактический фронт работ.

После того, как Подрядчик приступает к выполнению, Ответственное лицо контролирует этот процесс:

для погрузчика: время прибытия/убытия;
для самосвала: количество вывезенных машин снега и время прибытия/убытия (если оплата самосвалу производится за отработанное время).

По окончанию работ:

Подрядчик сообщает об этом Ответственному лицу,
Ответственное лицо принимает работу, если по ней нет замечаний.
Если есть замечания, Ответственное лицо указывает на них, Подрядчик их исправляет, если это действительно его недоработка.

Если же возникают новые обстоятельства, препятствующие выполнению работы или увеличивающие её объём и цену выполнения, они согласовываются нами с вышестоящим Руководством. Только после согласования, даётся разрешение Подрядчику и Директору на их выполнение.

После того, как Ответственное лицо подтверждает выполнение работ, ему необходимо заполнить акт. Примеры ниже

После заполнения Ответственное лицо делает фото акта и отправляет нам в любом мессенджере, чаще это What's App.

После получения отправляем этот акт в группу «ПАВРы» в What's App.

Иногда возможен такой вариант, что Подрядчик берёт с собой пустой акт на объект, отдает его Ответственному лицу в начале или по окончанию работ и забирает заполненный. В этом случае, акт нам отправляет Подрядчик. Чаще это возможно при механизированной уборке.

<- К предыдущей теме

Должностная инструкция Оператора-логиста в офисе

К следующей теме ->

Программа обучения Оператора-логиста в офисе

Page updated

Google Sites

Report abuse