Помощник руководителя отдела - это специалист, который является уверенным пользователем ПК, обладающий такими качествами, как внимательность, исполнительность, аккуратность, и умеющий работать в условиях многозадачности.

Помощник руководителя отдела состоит в подчинении у Руководителя отдела «Уборка снега». 

Помощник руководителя отдела должен уметь:

1. Работать в информационных системах: Google Таблицы, Bitrix24, Microsoft Office, Photoshop.

2. Оформлять и получать документацию, вести отчётность в соответствии со стандартами и нормативной документацией.

Функции Помощника Руководителя отдела:

1. Подготовка документов для начала работ по тендеру.

2. Составление договоров.

3. Занесение данных в Базу подрядчиков

4. Составление оперативных документов по заявкам.

5. Сбор и хранение ПАВРов.

6. Подготовка закрывающих документов

7. Составление выплат Подрядчикам.

Порядок действий Помощника Руководителя отдела:

1. Началом работ Помощника Руководителя отдела становится подготовка документов для начала работ по каждому заключённому договору. Такими документами являются: 

• список сотрудников , которые будут выполнять работы на объекте; 

• доверенности на определенных лиц, которые будут представлять интересы компании на объекте; 

• акты приёмки объектов и т.п. 

Пример списка сотрудников перед началом работ приведён ниже. 

2. Следующей функцией является составление договоров с Подрядчиками. 

Очень важно выполнять данную работу максимально внимательно, так как этот документ несет юридическую ответственность. Для простоты выполнения данной задачи имеется типовой договор, в котором сразу отмечены места для заполнения. Ознакомится с ним можно в дополнительном файле «Типовой договор». 

Ниже приведён пример заполненного и подписанного типового договора. 

3. После составления договоров и подписания их с двух сторон, данные необходимо занести в Базу Подрядчиков в Google таблицы «Уборка снега» - вкладка «Подрядчики». 

Здесь в 1 столбце указывается Оператор-логист, заключивший договор с данным Подрядчиком, дальше телефон подрядчика, ФИО, город (в котором выполняются работы), вид работ, цена и т.д. Эти данные нужно взять из договора.

4. При работе по заявкам часто требуются документы для начала работ на объекте. Как, например, наряд-допуск на уборку кровли. Пример составленного документа отражён ниже.

5. Так же, могут требоваться корочки для работы на высоту. И тут 2 варианта: 

• 1 – корочки у Подрядчика есть. Он высылает фото или скан, поставив «Копия верна», печать и подпись компании, направляем Заказчику. 

• 2 – корочек нет. С помощью фотошопа делаем эти корочки. Фотографию берем из фото любого другого документа. Как выглядят корочки и вариант для их изменений в фотошопе приведен ниже, также можно посмотреть на протокол по охране труда. 

6. ПАВР – это промежуточный акт выполненных работ. Практически по всем выполненным заявкам составляется данный акт, который должен храниться на Яндекс Диске. 

7. Закрывающую документацию по каждому тендеру изначально подготавливает Помощник Руководителя отдела в соответствии с необходимыми документами отдельно по каждому, заключенному контракту. 

Какая именно нужна документация, можно ознакомится в договорах с Заказчиками или уточнить у Ассистента Генерального директора компании. По Монетке, например, составляется таблица Excel, с указанием адресов, объёмов и цен за каждый вид работ. 

Как правильно составлять выплаты, по предоставленной информации, можно ознакомится в файле «Оформление выплат».

Работа Помощника Руководителя отдела очень многогранна и требует оперативного выполнения всех поставленных задач Руководителем. От этого зависит:

• • скорость выхода Подрядчика на объект, 

  • оперативность нахождения той или иной важной информации, 

  • наиболее быстрые оплаты от Заказчиков,

  • в принципе, вся документационная деятельность отдела (соответственно порядок в ней).